Freitag, 31. August 2012

Unser SharePoint Aktionsangebot im September 2012 - Analyse und Prüfung eines Layouts auf Umsetzbarkeit in SharePoint

​​Das Anpassen des SharePoint Designs (Branding) beinhaltet die Arbeit mit verschiedenen Themen wie Masterseiten, Inhaltsseiten, Seitenlayouts, Websitedefinitionen und CSS. Wenn die Anforderungen über die einfache Anpassung von Farben und Bildern hinausgeht, wird schnell eine Komplexität erreicht, bei der eine Unterstützung durch Experten sinnvoll ist.
 
 
Um die Planung der Umsetzung Ihres gewünschten Designs zu erleichtern, bieten wir Ihnen im September eine kostenlose Vorabanalyse Ihrer Design-Ideen oder eines fertigen Designentwurf im Hinblick auf die Eignung für SharePoint 2010 an. Dabei untersuchen und prüfen wir das Design auf mögliche Fallstricke und die Umsetzbarkeit auf Basis der SharePoint Technologie. Das heißt, welche Komponenten können mit den Standardfunktionen und welche Anforderungen müssten durch Individualanpassung umgesetzt werden.
 
 
Als Ergebnis erhalten Sie von uns ein kurzes Dokument, das Ihnen die Machbarkeit und, falls gewünscht, den ungefähren Aufwand einer Implementierung des Layouts auf SharePoint aufzeigt und welche weiteren Schritte (Einkauf von Drittkomponenten oder Entwicklung derselben) noch ggfs. notwendig wären.
 
 
Die Analyse wird online mittels einer Fernwartungssoftware wie z.B. Teamviewer von uns durchgeführt. Der Zeitaufwand ist dabei auf 2-3 h begrenzt.
 
 
Weiterführende Informationen zum Thema WCMS finden Sie unter Layout / Design Referenzen mit SharePoint 2010 oder in einem persönlichen Gespräch, für das wir Ihnen gerne zur Verfügung stehen.

Dienstag, 21. August 2012

Zeitfenster von SharePoint 2010 Logins erhöhen

​​​Die Gültigkeitsdauer von SharePoint Logins anzupassen ist in der Praxis ein häufiges Anliegen der Nutzer und stellt an sich keine große Herausforderung dar. Allerdings muss man wissen dass sich in SharePoint 2010 der Prozess des Logins stark verändert hat. Was sich bei Windows SharePoint Services 3.0 und der Verwendung von Forms Authentication zur Anmeldung einfach per Web.Config anpassen ließ, muss nun bspw. in Form einer Anpassung mit der PowerShell erfolgen.

Um den Ablauf des Sitzungs-Cookies anzupassen konnte man bisher einfach den Standard Timeout von 30 Minuten wie folgt verändern:

<system.web>
<authentication mode=”Forms”>
<forms timeout=”30″ … />
</authentication>
</system.web>
 
In SharePoint 2010 funktioniert der Anmeldeprozess jedoch ausschließlich über den eingebauten Security Token Service. Dieser Dienst stellt Cookies in Form von Tickets an die Clients aus.
 
In der Grundeinstellung sind die Cookies für den Login bei Verwendung der Forms Authentication (Claim Based Authentication) sowie der Windows Authentication 23 Stunden gültig. Dies entspricht einer Anmeldung pro Tag, es sei denn der Client ist für den Auto-Login eingerichtet.
 
Den Security Token Service kann man am bequemsten per PowerShell (SharePoint 2010 Management Shell) konfigurieren.
 
Mit folgendem Kommando wird die Gültigkeit einer SharePoint Anmeldung z.B. auf 14 Tage erhöht:
 
$sts = Get-SPSecurityTokenServiceConfig
$sts.WindowsTokenLifetime = (New-TimeSpan -Days 14)
$sts.FormsTokenLifetime = (New-TimeSpan -Days 14)
$sts.Update()
Iisreset
 
Haben Sie weitergehende Fragen zur Konfiguration Ihres SharePoint-Servers? Dann wenden Sie sich gerne an unser Beraterteam.
 

Freitag, 17. August 2012

Vermeidung von Problemen beim Anpassen von Listen/Bibliotheken Forms in SharePoint 2007 – Wie man es richtig macht

​In SharePoint werden Elemente einer Liste oder Bibliothek immer über vorgegebene Standardformulare angezeigt (DispForm), geändert (EditForm) oder Neu eingetragen (NewForm). Besondere Umstände erfordern manchmal besondere Maßnahmen wie z.B. die Anpassung dieser Forms an spezielle Erfordernisse. Da man in SharePoint viele Dinge an die individuellen Anforderungen anpassen kann, ist das meist kein großes Problem. Allerdings sollte die Anpassung dann auch richtig erfolgen, da ansonsten ungewünschte evtl. nicht mehr umkehrbare Fehler entstehen können. Nach dem Ändern der Standard Forms kann es sein, dass z.B. Links in Listenansichten auf falsche Forms verweisen (z.B. in einer Kalenderansicht auf die Editform.aspx anstatt der Dispform.aspx).

Zunächst sollte deshalb von einer Form immer eine Sicherheitskopie erstellt werden, um jederzeit die Originalform wiederherstellen zu können. Im Ernstfall kann es nämlich vorkommen, dass man die Liste komplett neu anlegen muss. Das allein dürfte keinen großen Aufwand darstellen, jedoch müssen eventuell die Daten umkopiert werden, was in vielen Fällen nicht so einfach ist. Aus diesem Grund kommen schon auch mal der SharePoint Designer Workflows zum Einsatz, weil das Kopieren per Datenblattansicht ggf. nicht möglich ist, da evtl. problematische Felder wie „Serie“ vorhanden sind.

Im Folgenden wird gezeigt wie man sicher mit Fehlern der nicht mehr funktionierenden Forms umgeht:

1. SharePoint Designer 2007 öffnen. Im Menü auf File >
Open Site


2. In der SharePoint-Website den Punkt Lists und die jeweilige Liste aufklappen.
    Die DispForm.aspx öffnen.



3. Das Standardlistform WebPart per Mausklick markieren.



4. Mit der rechten Mauste die WebPart Properties aufrufen.


5. Den Punkt Layout ausklappen und „Ausgeblendet“ anhaken. Anschließend auf OK klicken.



6. Bei aktiver Markierung des Standardlistform WebParts einmal die rechte Pfeiltaste auf der Tastatur gefolgt von einem Return für einen Zeilenumbruch drücken.


7. Über Insert > SharePoint Controls > Custom List Form eine Custom List Form einfügen.



8. Auswahl der gewünschten Liste (Bsp.: Testliste), des gewünschten Inhaltstyps und dem gewünschten Typ (Bsp.: Display Items). Anschließend bestätigen mit OK.



9. Als letztes muss das Form gespeichert werden.



Einträge werden in der Liste nun folgendermaßen angezeigt.



Quelle: http://blogs.msdn.com/b/spdsupport/archive/2008/04/10/how-to-prevent-supporting-files-from-being-incorrectly-set-to-erroneous-page.aspx

Wie man bei einer vorhanden Liste mit bereits fehlerhaften Forms vorgehen kann wird hier beschrieben:

http://social.msdn.microsoft.com/Forums/en-US/sharepointcustomization/thread/ee519099-e685-4560-9c18-70e4aa62eb39/

http://moblog.bradleyit.com/2008/10/broken-sharepoint-list-forms.html

Sollte es bei Anpassungen der New-, bzw. Editform dazu kommen, dass die Uploadfunktionalität nicht mehr zur Verfügung steht, könnte es hieran liegen:

http://ermeha.blogspot.de/2011/08/failed-to-get-value-of-attachments.html

Brauchen Sie Hilfe beim Anpassen Ihrer Formulare oder beim Beheben von Fehlern durch bereits vorgenommene Anpassungen, dann wenden Sie sich gerne an unserer Beraterteam.

Freitag, 3. August 2012

Arbeitserleichterung: Dateien einer SharePoint-Bibliothek als gelesen markieren

​​Jeder Nutzer wird es wahrscheinlich schon einmal erlebt haben, dass durch eine Vielzahl an Dokumenten leicht die Übersichtlichkeit verloren geht. Oft ist dann nicht klar, welche Dokumente schon angesehen bzw. gelesen wurden. Gerade im Umgang mit News und Veröffentlichungen ist es für den einzelnen Nutzer sehr wichtig zu wissen, ob er diese schon gelesen hat oder nicht.

Mit SharePoint 2010 Bordmitteln lässt sich diese Funktion leider nicht realisieren. Deshalb hat
S-PI eine Lösung entwickelt, die den Nutzer dabei unterstützt, den Überblick über seine gelesen Artikel bzw. Dokumente zu behalten. In einer unsichtbaren Metadatenspalte wird protokolliert, welche Nutzer dieses Dokument bereits gelesen haben. Auf Basis dieser Information wird dann in einem Webpart benutzerspezifisch angezeigt, ob das Dokument bereits geöffnet wurde oder nicht. Dies erfolgt, ähnlich wie man es von Outlook her kennt, in Form von einem Briefumschlags-Symbol und der Fettmarkierung des Titels.



Hier nochmal die einzelnen Funktionen:
• Protokollierung des Lesestatus in unsichtbarer Metadatenspalte „ReadBy“
• Protokolliert wird der Benutzername oder auf Wunsch auch das Datum
• Webpart das benutzerspezifisch den Lesestatus eines Dokuments zeigt
• Optik stark an Outlook angelehnt und über CSS konfigurierbar
• Bereitstellung als installierbare Standard SharePoint Solution (WSP)


Es ist geplant, diese Lösung zukünftig weiter auszubauen.
Erweiterungen dieser Lösung könnten folgende sein:

Aktive Bestätigung für Lesestatus durch Nutzer, z.B.
• Einsatz im ReadBy Webpart: Bei Dokumentaufruf Öffnen eines PopUp Fensters mit
  Lesebestätigungsabfrage
• Einsatz in Standard Dokumentenbibliothek Ansichten mittels eines "Event Receivers"
• Einsatz eines Workflows der z.B. eine Standard SharePoint Aufgabe zur Lesebestätigung stellt

Entwicklung einer Dashboard Ansicht für die Geschäftsleitung
• Ansicht, welche Dokumente (von wem) noch nicht bestätigt wurden
• Suchfunktion nach Benutzername und Dokumentenname sowie evtl. Datum

 
Falls auch Sie Ihren SharePoint-Nutzern den Arbeitsalltag erleichtern möchten, kontaktieren Sie uns gerne unter contact@s-pi.de.

Auf Wunsch stellen wir Ihnen die Lösung auch gerne über eine Internetpräsentation vor.