InfoPath/Formulare – Urlaubsantrag

Der Urlaubsantrag ist ein typischer Prozess in jedem Unternehmen. Meistens muss der Urlaub durch Ausfüllen eines Papier Formulars beantragt und vom Vorgesetzten genehmigt werden.

Ein typisches Intranet Szenario ist daher die Ablösung des Papier- durch ein elektronisches Urlaubsantragsformular. Zum Formular gehört selbstverständlich auch ein Genehmigungsprozess, der mit Hilfe eines Workflows strukturiert und automatisiert werden kann. Dieser erleichtert nicht nur das Einreichen und Genehmigen von Urlaubsanträgen sondern er kann auch die Personalabteilung bei der effizienten Bearbeitung genehmigter Anträge unterstützen.

Hierbei dient ein InfoPath Formular zur Erfassung des Urlaubsantrags und ein Nintex Workflow automatisiert den Genehmigungsprozess. Das klingt zunächst recht einfach, ist aber bei genauerer Betrachtung nicht ganz trivial. Viele Faktoren, wie zum Beispiel Vermeidung von Fehleingaben, die Anzeige  des vorhandenen Resturlaubs, Urlaubsstornierung oder Vertretungsregelungen für die Genehmigung, müssen berücksichtigt werden. Die Anwendung kann, je nach Anforderungen, sehr komplex werden.

Ein Beispiel für ein Urlaubsantragsformular könnte wie folgt aussehen:

 

              Abbildung 1 Beispiel – Urlaubsantragformular

 

 

Das Formular enthält für einen Urlaubsantrag typische Eingabefelder. Um Eingabefehler zu vermeiden, werden benutzerbezogene Informationen, wie die Personalnummer, automatisch aus dem Benutzerprofil abgerufen. Der Resturlaub wird in diesem Beispiel in einer separaten SharePoint Liste verwaltet und im Formular angezeigt. Der Vorgesetzte des Antragsstellers kann ebenfalls automatisch eingetragen werden. Die Nutzer müssen lediglich die Urlaubsart, den Zeitraum und eine Vertretung angeben. Das Absenden des Antrages startet einen Nintex Workflow, der den Genehmigungsprozess steuert und den Resturlaub aktualisiert.

Sollten Sie Fragen dazu haben können Sie uns jederzeit gerne kontaktieren.