Freitag, 7. August 2015

SharePoint Benachrichtigungsfunktion und Pinnwand Kommentare

Benachrichtigungen sind eine praktische Funktion von SharePoint um Nutzer automatisiert auf Aktualisierungen von Seiteninhalten oder Dokumenten hinzuweisen. So kann eine neue  Benachrichtigung z.B. für eine spezielle Seite festgelegt werden und Nutzer werden per E-Mail über Änderungen des Seiteninhalts unterrichtet.


                          Abbildung 1: Benachrichtigungsfunktion
 
Ein Nutzer kann sich entscheiden E-Mail Benachrichtigungen unverzüglich oder in zusammengefasster Form pro Tag oder pro Woche zu Änderungen zu erhalten. Die Nützlichkeit einer solchen Funktion ist offensichtlich, da Nutzer sich ohne großen Aufwand zu wichtigen Themen leicht auf dem Laufenden halten können.
 
                     Abbildung 2: Konfiguration von Benachrichtigungen
 
Jedoch gibt es bestimmte Restriktionen in Kombination mit dem SharePoint Pinnwand (Noteboard) Web Part. Dieses ermöglicht es Nutzern kurze öffentliche Kommentare auf SharePoint Seiten zu hinterlegen.
So löst das Schreiben von neuen Kommentaren auf SharePoint Seiten, mittels des Pinnwand Webparts, leider keine Benachrichtigung aus, obwohl viele SharePoint Nutzer dies annehmen würden.
Nutzern ist es standardmäßig nicht möglich, sich bei neuen Kommentaren automatisch über die SharePoint Alert Funktion benachrichtigen zu lassen. Für viele SharePoint Nutzer kann dies zunächst verwirrend sein, da neue Kommentare auf den Seiten dargestellt werden und sich der Seiteninhalt vermeintlich ändert.
Die Kommentare werden jedoch durch den Pinnwand Web Part nur dargestellt und nicht tatsächlich auf der jeweiligen Seite gespeichert und daher von SharePoint nicht als Seitenänderung erkannt.
Um Nutzern trotzdem die Möglichkeit einer Benachrichtigung zu neuen Kommentaren zu geben, kann ein „Custom Timer Job“ verwendet werden, der den Änderungsstatus des Pinnwand Web Parts überprüft und in solch einem Fall Emails zu Änderungen versenden kann.
Sofern dies ein wichtiges Thema für Ihre SharePoint Umgebung ist, helfen wir Ihnen gerne weiter dies im Sinne Ihrer Nutzer zu lösen.

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