Dienstag, 15. September 2015

S-PI Lösung: Berechtigungsüberwachung und Berechtigungskorrektur

Wann eine automatisierte Berechtigungsvergabe und Berechtigungsüberwachung in SharePoint Portalen sinnvoll sein kann
 
Wie häufig nehmen Sie Änderungen am Berechtigungskonzept oder sogar an Absicherungen von Listeninhalten oder Dokumenten vor? Wenn dies in Ihrem SharePoint Portal(en) ein wichtiger und notwendiger Prozess ist, dann könnte Sie die S-PI Lösung zur automatischen Berechtigungsvergabe und Berechtigungsüberwachung unterstützen.
Mit einer auf SharePoint basierenden Lösung zur automatischen Berechtigungsvergabe und Berechtigungsüberwachung können Sie Ihre Key User und Administratoren schnell auf den aktuellen Stand bzgl. der Berechtigungen bringen und bei Bedarf Berechtigungskorrekturen auf "Knopfdruck" vornehmen.
 
Auf Basis eines SharePoint Berechtigungskonzepts können initial für Websites, Listen und Bibliotheken die Berechtigungen über die SharePoint Oberfläche z.B. mittels Bordmittel konfiguriert werden.
 
Insbesondere in Listen und Bibliotheken werden Ordner (dienen zur Speicherung von Dokumenten, Bildern, etc.) sehr häufig während der Inhaltserstellung dynamisch erstellt. Beispielsweise kann ein Ordner pro Kunde (z.B. im Kundenportal), ein Ordner pro Partner (z.B. im Extranetportal) und/oder ein Ordner pro Mitarbeiter (z.B. im Intranet-Portal, Mitarbeiterportal) verwendet werden. Dabei kann die erforderliche manuelle Berechtigungsvergabe pro Ordner und dessen Zielgruppe(n) aufwändig und fehleranfällig sein.
Die manuelle Berechtigungsvergabe, Berechtigungsprüfung und Berechtigungskorrektur pro Ordner kann beispielsweise durch einen automatischen Berechtigungsvergabe- und Berechtigungsüberwachungsprozess übernommen und vereinfacht werden. Dazu können die laut Berechtigungskonzept definierten Rollen und Berechtigungsstufen pro gewünschter Liste/Bibliothek und gewünschten Ordnerinhaltstypen in einer zentralen SharePoint Liste initial erfasst und aktiviert werden. Bei Bedarf werden die Key User automatisch periodisch über den aktuellen Ordnerberechtigungsstand per Status E-Mail informiert. Alternativ können Key User ausschließlich über Berechtigungsabweichungen inkl. der automatisch vorgenommenen Berechtigungskorrekturen per einer Fehler E-Mail informiert werden.
 
Die Status E-Mail und Fehler E-Mail zeigt für alle Ordner einer Liste/Bibliothek den vorher und nachher Berechtigungsstand und weitere Detailinfos an. Dabei kann die Status E-Mail immer versendet werden. Die Fehler E-Mail wird nur bei festgestellten Berechtigungsabweichungen, die automatisch korrigiert wurden, versendet. In der Fehler E-Mail ist für die Key User schnell ersichtlich, welche automatisierten Aufgaben wann und wie erledigt wurden.
Die oben beschriebene Lösung kann ab SharePoint 2010 eingesetzt werden. Sie ist für die Editionen SharePoint Foundation und SharePoint Server geeignet.
 
Bei Fragen, speziellen Berechtigungsanforderungen sowie bei Ihrer Berechtigungskonzeption stehen Ihnen gern unsere Berater zur Verfügung.

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